Een case is een gedeeld dossier dat gesprekken overleeft. Overdracht, claim, notities, links én bestanden die je bewust bij de case bewaart. Vanaf Professional.
Een boze klant. Een betwiste factuur. Iets dat Finance moet afronden. Tot nu toe bleef die context hangen in één chat of in iemands hoofd. Vanaf vandaag kun je er een case van maken: een gedeeld werkstuk met eigenaar, geschiedenis, status en optioneel bestanden, dat losse gesprekken overleeft.
Cases zijn geen Taken
Een taak is een herinnering of vaste routine ("check openstaande facturen elke maandagochtend"). Een case is een concreet dossier: titel, samenvatting, wie eraan werkt, handoff-notities en een tijdlijn. Gebruik Taken voor herhaalwerk. Gebruik Cases als iets moet worden overgedragen met context.
Chat eerst, dashboard optioneel
- "Maak hier een case van." of "Maak een case voor Finance: klant betwist factuur 3821."
- "Geef door aan Finance." of "Geef door aan Roberto: max credit €50."
- "Welke cases staan open?" / "Ik pak case 3821."
- "Koppel factuur 3821 aan deze case." / "Bewaar dit bestand bij de case." / "Sluit deze case: klant akkoord."
Het scherm Cases in het dashboard toont hetzelfde overzicht. Handig voor managers, of als je liever klikt dan typt. Je hoeft het dashboard niet open te hebben om cases te gebruiken.
Bestanden bij de case (bewust bewaren)
De paperclip in de chat blijft voor snelle analyse: die bestanden zijn tijdelijk en verdwijnen met de sessie. Wil je een PDF, screenshot of bijlage bewaren voor het team, dan zeg je dat expliciet. CallMerlin vraagt bij het aanmaken van een case of er ook een bestand bij moet. Later kan het met "Bewaar dit bij case 3821" of "Upload dit naar deze case." Niets wordt stilzwijgend opgeslagen alleen omdat er een open case is.
- Gewone paperclip: analyseren in dit gesprek, geen permanente opslag.
- Bewaar-intent: bestand + metadata op de case, in EU-opslag, zichtbaar voor wie de case mag zien.
- Ook nummers, deals en links blijven koppelbaar (zonder upload).
Overdracht naar groep of persoon
- Naar een PIN-groep (queue): iedereen in Sales of Finance ziet de case en kan hem claimen.
- Naar één PIN-gebruiker: alleen die collega (plus maker en account-beheerders) ziet de case als assignee.
- Na claim wordt die PIN-gebruiker eigenaar. Daarna kun je opnieuw overdragen.
Rechten blijven bij de actieve PIN
Handoff geeft context door, niet jouw rechten. Als Finance een factuur moet crediteren, gebeurt dat met de capabilities van de PIN waarmee die persoon op dat moment werkt. Zo blijft fijnmazige toegang intact, ook bij teamoverdracht. Wie de case niet mag zien, kan ook geen bijlage downloaden.
Meldingen en ochtendoverzicht
- Bij overdracht, claim en afronden: melding naar de betrokken PIN(s), plus Slack of Teams met deep link als die kanalen gekoppeld zijn.
- Op werkdagen om 08:00 (Nederlandse tijd): kort overzicht van open cases, alleen als er open cases zijn.
Wat Cases níet zijn
- Geen live multiplayer-chat waarin meerdere mensen tegelijk meekijken in één gesprek.
- Geen automatische doorzetting zonder dat iemand het vraagt.
- Geen stille bewaar van elk chat-bestand: alleen na expliciete bewaar-intent.
Beschikbaar vanaf Professional
Cases zitten in Professional, Business en Enterprise (inclusief proefperiode). Zet PIN-groepen klaar onder PIN-gebruikers, koppel desgewenst Slack of Teams, en zeg in de widget of desktop-app: "Maak hier een case van."
