CallMerlin is meer dan spraak. Ontdek de negen bouwstenen die van Merlin een compleet AI-automatiseringsplatform maken, van workflows tot cases en operationeel geheugen.
De meeste mensen kennen CallMerlin als de tool waarmee je via spraak of chat je bedrijfssoftware bedient. Dat klopt, maar het is slechts de toegangsdeur. Achter die deur zit een compleet AI-platform dat je bedrijfsprocessen automatiseert, bewaakt, overdraagt en onthoudt. In dit artikel nemen we je mee langs de negen bouwstenen die CallMerlin onderscheiden van een gewone chatbot.
Pilaar 1: AI Automation (Workflow Builder)
De Workflow Builder is het hart van de automatisering. Je bouwt visuele workflows die meerdere systemen verbinden: een trigger start de flow, condities bepalen het pad, en acties voeren het werk uit. Geen code, geen developer nodig.
Een voorbeeld: een nieuwe factuur in Moneybird met een bedrag boven de 500 euro triggert automatisch een taak in ClickUp, een Slack-melding naar het financieel team, en een update van de bijbehorende deal in HubSpot. Drie systemen, nul handmatige stappen.
- Triggers vanuit elk gekoppeld systeem (nieuwe factuur, deal gewonnen, e-mail ontvangen).
- Condities op bedrag, status, datum of elk ander veld.
- Acties in meerdere tools tegelijk: maak, update, verstuur, verwijder.
- Doorlopend of eenmalig, met foutafhandeling en notificaties bij problemen.
Het verschil met Zapier of Make? Die tools verbinden twee systemen. CallMerlin orkestreert ze vanuit hetzelfde platform waar je ook belt, chat en rapporteert. Je hebt geen apart automatiseringsabonnement nodig.
Pilaar 2: AI Tasks
Taken zijn terugkerende opdrachten die Merlin op schema uitvoert. Denk aan: elke maandag een verkooprapport genereren, dagelijks om 08:00 openstaande facturen controleren, of elk uur nieuwe klanten synchroniseren tussen HubSpot en Moneybird.
Het verschil met een cronjob of een scheduled Zapier: Merlin combineert de resultaten van meerdere tools in een leesbaar rapport, en stuurt dat naar je via chat, e-mail of Slack. Je hoeft niet zelf dashboards te openen of spreadsheets samen te voegen.
- Dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse schema's.
- Rapporten worden automatisch gegenereerd en verstuurd.
- Toewijzen aan PIN-gebruikers: de salesmanager krijgt het verkooprapport, de boekhouder de factuurcheck.
- Foutmeldingen als een gekoppelde tool niet bereikbaar is.
Pilaar 3: AI Insights
Insights zijn automatisch gegenereerde KPI's en trends. Merlin analyseert wekelijks de data uit je gekoppelde tools en signaleert wat er veranderd is. Nieuwe contacten in HubSpot, openstaande facturen in Moneybird, voltooide taken in ClickUp, allemaal vergeleken met vorige week.
Je hoeft geen dashboard te openen of cijfers te vergelijken. Merlin doet het en presenteert de afwijkingen: wat ging omhoog, wat ging omlaag, wat verdient aandacht. Eén keer per week, automatisch gegenereerd.
- Vergelijking week-over-week voor elke gekoppelde bron.
- Procentuele veranderingen met kleurcodering (groen = groei, rood = daling).
- Beschikbaar in het dashboard en optioneel per e-mail.
- Geen handmatige configuratie: zodra je tools koppelt, verschijnen de inzichten.
Pilaar 4: AI Alerts
Alerts zijn regels die je instelt, waarna Merlin je waarschuwt zodra er iets verandert. Proactief in plaats van reactief. Je hoeft niet dagelijks in je tools te kijken of alles in orde is.
Voorbeelden: waarschuw me als een factuur langer dan 30 dagen openstaat. Meld het als de deal-pipeline onder de 10.000 euro zakt. Stuur een alert als er meer dan 5 support tickets per dag binnenkomen.
- Drempelwaarde-alerts (bedrag, aantal, percentage).
- Deadline-alerts (facturen over datum, taken verlopen).
- Combinatie-alerts (als X en Y allebei waar zijn).
- Notificatie via chat, e-mail of Slack.
- Templates voor veelvoorkomende scenario's beschikbaar in het dashboard.
Pilaar 5: AI Memory (geleerde feiten)
Merlin onthoudt korte feiten uit gesprekken. Als je zegt dat je facturen altijd per e-mail wilt ontvangen, of dat Bakker & Zn je belangrijkste klant is, onthoudt Merlin dat voor volgende vragen. Dit is persoonlijk geheugen per PIN-gebruiker, los van operationeel geheugen (pilaar 8).
De CEO ziet andere onthouden feiten dan de officemanager. Feiten zijn zichtbaar en verwijderbaar in het dashboard.
- Automatisch extraheren van key facts uit spraak- en chatgesprekken.
- Per gebruiker gescheiden (privacy by design).
- Zichtbaar in het dashboard, verwijderbaar op elk moment.
- Wordt gebruikt bij toekomstige tool-aanroepen en antwoorden.
Pilaar 6: Cases
Een case is een lopende klus die niet verdwijnt als het gesprek klaar is. Een boze klant, een openstaande factuur, iets voor Finance: je maakt er een case van, geeft die door, en een collega pakt hem op. Dat is anders dan een taak, die vooral een herinnering of routine is.
Je hoeft het dashboard niet te openen. In chat of spraak kun je een case aanmaken, overdragen aan Sales of Finance, open cases opvragen, notities toevoegen en afronden. Het Cases-scherm in het dashboard toont hetzelfde overzicht voor managers.
- Overdracht aan een PIN-groep of één collega, met melding in Slack of Teams.
- Bijlagen bewaren bij de case (EU Storage, deelbare link, 15 minuten geldig).
- Bij afronden vier velden: symptoom, oorzaak, fix en preventie.
- Beschikbaar vanaf Professional (inclusief proefperiode).
Pilaar 7: Kennis-procedures (playbooks)
Een kennis-procedure is een opgeslagen les uit een afgeronde case: wat speelde er, wat was de oorzaak, hoe loste je het op en hoe voorkom je herhaling. Merlin zoekt die mee als iemand zegt dat iets niet werkt of een koppeling faalt.
Na afronding van een case kan een account-beheerder kiezen: Zet in kennisbank of Overslaan. Het document verschijnt onder Instellingen > Kennisbronnen met badge Playbook. Vanaf een nieuwe sessie vindt Merlin het via zoeken.
- L1-hulp: eerst kennisbank, dan uitleg; bij escalatie een case met context.
- Account-breed, niet per koppeling-groep.
- Geen stille schrijfacties: Merlin legt uit wat je al checkte.
- Zelfde plan als Cases: Professional of hoger.
Pilaar 8: Operationeel geheugen
Operationeel geheugen is wat Merlin onthoudt over klanten, bedrijven, deals, facturen, tickets en orders die eerder via chat of spraak zijn geraadpleegd of goedgekeurd. Geen zoekmachine over al je bestanden, maar een execution layer die onthoudt wat relevant was voor de volgende sessie.
Geheugen volgt alleen uit acties die Merlin al deed. CRM-contacten, Moneybird-facturen, Trengo-tickets of Shopify-orders komen erin als Merlin ze ziet. Slack, mail of Drive blijven buiten scope.
- Account-toggle onder Instellingen (standaard aan op Professional+).
- PIN-recht Operationeel geheugen doorzoeken via chat/spraak per medewerker.
- Chat-voorbeelden: 'Wat weten we al over klant Jansen?' of 'Zoek open Trengo-tickets.'
- Starter heeft geen org-geheugen; Professional, Business en trial wel.
Pilaar 9: Workflow Discovery
Workflow Discovery is opt-in op Business, Enterprise en tijdens de trial. CallMerlin bekijkt wekelijks signalen uit je account (taken, alerts, koppelingen, inzichten) en stelt in Slack tot drie automatiseringen voor. Geen automatische uitvoering: Maak concept zet een workflow klaar als draft.
Je activeert een concept via chat in elk CallMerlin-kanaal waar je PIN actief is, bijvoorbeeld '@CallMerlin activeer het concept [naam]'. Je PIN heeft Workflows samenstellen via chat/spraak nodig. Zonder opt-in gebeurt er niets, ook niet op Business.
- Maximaal één Slack-bericht per week per account.
- Knoppen per voorstel: Maak concept, Niet nu, Snooze 1 wk.
- Inschakelen onder Automatiseringen > Discovery inschakelen.
- Privacy: voorstellen blijven in je account; externe tools pas na activatie.
Waarom dit meer is dan een chatbot
Een chatbot reageert op je input. CallMerlin gaat verder: het automatiseert workflows, genereert rapporten, waarschuwt proactief, onthoudt feiten en bedrijfscontext, draagt klussen door aan collega's, bouwt playbooks uit opgeloste cases en stelt wekelijks automatiseringen voor. Spraak en chat zijn de ingang, het platform is de motor.
De meeste bouwstenen zijn beschikbaar vanaf Professional. Workflow Discovery vanaf Business. Probeer het 7 dagen gratis.
