Stel je voor dat je tegen je assistent zegt: herinner me vrijdag aan de facturen. Of: waarschuw me als mijn inbox overloopt. Met CallMerlin kan dat nu, via spraak of chat.
Elke ondernemer droomt van een persoonlijke assistent die meedenkt, onthoudt en handelt. Iemand die je herinnert aan deadlines, je waarschuwt als cijfers afwijken, en terugkerende processen automatisch afhandelt. Met CallMerlin heb je die assistent nu, bereikbaar via spraak, chat, je desktop app, Slack of Teams.
In dit artikel laten we zien hoe je CallMerlin inzet als je persoonlijke AI PA. Geen code, geen configuratieschermen. Je zegt gewoon wat je nodig hebt.
Taken: zeg het, en het wordt onthouden
Taken aanmaken is zo simpel als praten. Je hoeft geen app te openen of een formulier in te vullen. Zeg wat er moet gebeuren, wanneer, en voor wie.
- 'Herinner me elke vrijdag om de week af te sluiten in Moneybird.' Merlin maakt een terugkerende taak aan en herinnert je elke vrijdag.
- 'Check elke ochtend of er nieuwe leads in HubSpot staan.' Een dagelijkse taak die automatisch je CRM raadpleegt en rapporteert.
- 'Maak een taak aan voor het hele team: vul dagelijks de CRM-notities bij.' Merlin wijst de taak toe aan alle PIN-gebruikers.
- 'Herinner me morgen om de offerte voor klant X te versturen.' Een eenmalige taak met deadline.
- 'Pauzeer de taak over de weekrapportage.' Direct de status wijzigen per spraak.
Taken zijn zichtbaar in het dashboard, de desktop app, de widget en de Android app. Je hoeft niet te onthouden wat je hebt gezegd, Merlin houdt het bij.
Alerts: je wordt gewaarschuwd voordat het misgaat
In plaats van dagelijks handmatig je tools checken, stel je een alert in. Merlin monitort de data en waarschuwt je zodra een conditie waar is.
- 'Stuur me een melding als mijn inbox meer dan 10 ongelezen mails heeft.' Een drempelwaarde-alert die je voorkomt dat e-mails dagen blijven liggen.
- 'Waarschuw me als er facturen langer dan 60 dagen openstaan.' Merlin controleert dagelijks je boekhouding en meldt achterstallige betalingen.
- 'Geef een melding als het aantal deals daalt met meer dan 20%.' Een trendwijziging in je pipeline, voordat het een probleem wordt.
- 'Laat me weten als er onbetaalde facturen boven de 1000 euro zijn.' Bedragfilter op je openstaande posten.
Alerts kun je instellen via spraak of chat. Merlin stuurt notificaties via e-mail, Slack, of in je volgende gesprek. Je kiest zelf het kanaal en de frequentie.
Workflows: complexe processen in een zin
Sommige taken bestaan uit meerdere stappen in meerdere systemen. In plaats van die stappen elke keer handmatig te doen, beschrijf je het proces een keer. Merlin voert het daarna automatisch uit.
- 'Als er een nieuwe klant binnenkomt: maak een contact in HubSpot, stuur een welkomstmail en plan een belafspraak.' Drie systemen, nul handmatige stappen.
- 'Deal gesloten? Maak een factuur in Moneybird en stuur een bevestiging naar Slack.' Automatisch, elke keer.
- 'Zet een workflow op: nieuwe klant wordt CRM-contact, krijgt welkomstmail en een agenda-item.' Onboarding in een zin.
Workflows combineer je met Alerts en Tasks. Bijvoorbeeld: een alert triggert als een factuur te laat is, en start een workflow die een herinnerings-e-mail stuurt en een taak aanmaakt voor de accountmanager.
Cross-app orchestratie: oneindig combineerbaar
De echte kracht van workflows zit in het combineren van meerdere tools in een enkele opdracht. Waar andere platforms visuele flowcharts vereisen, beschrijf je bij CallMerlin gewoon wat je wilt. Merlin schakelt automatisch de juiste tools in de juiste volgorde.
- 'Dagelijkse ochtend-samenvatting: lees Gmail en Slack, vat samen, maak taken in Asana en stuur overzicht naar Slack.' Vijf tools, nul handmatige stappen.
- 'Wekelijkse financiele monitor: check Moneybird-facturen, update deals in HubSpot, maak herinneringstaken in Asana bij achterstand.' Cross-app rapportage.
- 'Nieuwe lead gevonden? Voeg toe aan HubSpot, plan follow-up in Google Agenda en maak Asana-taak.' Van prospect naar pipeline in een zin.
- 'Betaling ontvangen via Stripe? Log in boekhouding, update klantrecord en stuur bevestiging via Gmail.' Financiele flow geautomatiseerd.
- 'Elke maandag: combineer Moneybird-omzet, HubSpot-deals en Asana-taken tot een weekrapport in Slack.' Executive summary zonder werk.
CallMerlin ondersteunt 900+ integraties. Elke combinatie is te automatiseren: CRM naar boekhouding, e-mail naar projectmanagement, marketing naar Slack. En het belangrijkste: je hoeft geen flowcharts te tekenen. Zeg het, en het draait.
Spraak-eerst: geen laptop nodig
Wat CallMerlin uniek maakt ten opzichte van chat-only automatiseringsplatforms: je kunt workflows aanmaken, activeren en monitoren via een telefoongesprek. Bel onderweg, vraag de status van je workflows, of maak een nieuwe aan terwijl je rijdt. Geen scherm, geen toetsenbord, dezelfde kracht.
Use cases per rol
De ondernemer
- Herinner me elke vrijdag om de week af te sluiten in Moneybird.
- Stuur me een melding als mijn inbox meer dan 10 ongelezen mails heeft.
- Check elke ochtend of er nieuwe leads in HubSpot staan.
Het sales team
- Waarschuw het sales team als de deal pipeline onder de 5 deals zakt.
- Als een deal gesloten is: maak een factuur, stuur een welkomstmail en plan een follow-up.
- Stuur elke maandag een samenvatting van de wekelijkse omzet naar Slack.
Finance
- Waarschuw me als er facturen langer dan 60 dagen openstaan.
- Check dagelijks of er nieuwe inkoopfacturen zijn in Moneybird.
- Als een betaling binnenkomt, stuur een bevestiging naar de klant via mail.
Admin en office
- Maak een taak aan voor het hele team: vul dagelijks de CRM-notities bij.
- Zet een workflow op: nieuwe klant wordt CRM-contact, krijgt welkomstmail en een agenda-item.
Hoe begin je?
- Open CallMerlin via spraak, chat, desktop app of Slack/Teams.
- Zeg je PIN en vraag: 'Maak een taak aan' of 'Stel een alert in.'
- Merlin vraagt door als er details missen (deadline, frequentie, kanaal).
- Klaar. Je taak of alert is actief en zichtbaar in het dashboard.
Rechten worden per PIN beheerd. De eigenaar bepaalt welke PIN-gebruikers taken, alerts en workflows mogen aanmaken. Zo blijft de controle altijd bij het management.
Beschikbaarheid
Taken, Alerts en Workflows zijn beschikbaar vanaf het Professional-abonnement. Op alle kanalen: telefoon, webcall-widget, desktop app, Slack, Teams en de Android app. Probeer het 7 dagen gratis.
