Ein Case ist ein geteiltes Dossier, das einzelne Chats uberlebt. Ubergabe, Claim, Notizen, Links und Dateien, die Sie bewusst beim Case speichern. Ab Professional.
Ein verargerter Kunde. Eine bestrittene Rechnung. Etwas, das Finance abschliessen muss. Bisher blieb dieser Kontext in einem Chat oder in jemandes Kopf. Ab heute konnen Sie daraus einen Case machen: ein geteiltes Arbeitsstuck mit Eigentumer, Historie, Status und optionalen Dateien, das einzelne Gesprache uberlebt.
Cases sind keine Aufgaben
Eine Aufgabe ist eine Erinnerung oder Routine ("offene Rechnungen jeden Montagmorgen prufen"). Ein Case ist ein konkretes Dossier: Titel, Zusammenfassung, wer daran arbeitet, Handoff-Notizen und eine Zeitlinie. Nutzen Sie Aufgaben fur wiederkehrende Arbeit. Nutzen Sie Cases, wenn etwas mit Kontext ubergeben werden muss.
Zuerst Chat, Dashboard optional
- "Mach daraus einen Case." oder "Erstelle einen Case fur Finance: Kunde bestreitet Rechnung 3821."
- "Gib das an Finance weiter." oder "Gib das an Roberto weiter: max. Gutschrift 50 Euro."
- "Welche Cases sind offen?" / "Ich nehme Case 3821."
- "Verknupfe Rechnung 3821 mit diesem Case." / "Speichere diese Datei beim Case." / "Schliesse diesen Case: Kunde einverstanden."
Der Cases-Bildschirm im Dashboard zeigt dieselbe Ubersicht. Praktisch fur Manager oder wenn Sie lieber klicken als tippen. Sie brauchen das Dashboard nicht offen, um Cases zu nutzen.
Dateien beim Case (bewusst speichern)
Die Buroklammer im Chat bleibt fur schnelle Analyse: diese Dateien sind vorubergehend und verschwinden mit der Sitzung. Wollen Sie eine PDF, einen Screenshot oder einen Anhang fur das Team behalten, sagen Sie das explizit. Beim Anlegen eines Cases fragt CallMerlin, ob auch eine Datei dazu gehort. Spater geht es mit "Speichere das bei Case 3821" oder "Lade das zu diesem Case hoch." Nichts wird still gespeichert, nur weil ein offener Case existiert.
- Normale Buroklammer: Analyse in diesem Gesprach, keine permanente Speicherung.
- Speicher-Intent: Datei plus Metadaten auf dem Case, in EU-Speicher, sichtbar fur alle, die den Case sehen durfen.
- Nummern, Deals und Links bleiben ohne Upload verknupfbar.
Ubergabe an Gruppe oder Person
- An eine PIN-Gruppe (Queue): alle in Sales oder Finance sehen den Case und konnen ihn claimen.
- An einen PIN-Benutzer: nur dieser Kollege (plus Ersteller und Konto-Admins) sieht ihn als Assignee.
- Nach dem Claim wird dieser PIN-Benutzer Eigentumer. Danach konnen Sie erneut ubergeben.
Rechte bleiben bei der aktiven PIN
Handoff ubergibt Kontext, nicht Ihre Rechte. Wenn Finance eine Rechnung gutschreiben muss, geschieht das mit den Capabilities der PIN, die diese Person gerade nutzt. Feingranularer Zugriff bleibt auch bei Team-Ubergaben intakt. Wer den Case nicht sehen darf, kann auch keine Anhange herunterladen.
Benachrichtigungen und Morgen-Digest
- Bei Ubergabe, Claim und Abschluss: Benachrichtigung an die beteiligten PIN(s), plus Slack oder Teams mit Deep-Link, wenn diese Kanale verbunden sind.
- An Werktagen um 08:00 (niederlandische Zeit): kurze Ubersicht offener Cases, nur wenn offene Cases vorhanden sind.
Was Cases nicht sind
- Kein Live-Multiplayer-Chat, in dem mehrere Personen gleichzeitig demselben Gesprach zuschauen.
- Keine automatische Weiterleitung, ohne dass jemand danach fragt.
- Kein stilles Speichern jeder Chat-Datei: nur nach expliziter Speicher-Absicht.
Verfugbar ab Professional
Cases sind in Professional, Business und Enterprise enthalten (einschliesslich Testphase). Richten Sie PIN-Gruppen unter PIN-Benutzern ein, verbinden Sie optional Slack oder Teams, und sagen Sie im Widget oder in der Desktop-App: "Mach daraus einen Case."
