Stell dir vor, du sagst deinem Assistenten: erinnere mich Freitag an die Rechnungen. Oder: benachrichtige mich, wenn mein Posteingang uberquillt. Mit CallMerlin geht das jetzt, per Sprache oder Chat.
Jeder Unternehmer traumt von einem personlichen Assistenten, der mitdenkt, sich erinnert und handelt. Jemand, der an Fristen erinnert, warnt wenn Zahlen abweichen, und wiederkehrende Prozesse automatisch erledigt. Mit CallMerlin hast du diesen Assistenten jetzt, erreichbar per Sprache, Chat, Desktop-App, Slack oder Teams.
In diesem Artikel zeigen wir, wie du CallMerlin als deinen personlichen AI-PA einsetzt. Kein Code, keine Konfigurationsmasken. Du sagst einfach, was du brauchst.
Aufgaben: sag es, und es wird gemerkt
Aufgaben erstellen ist so einfach wie sprechen. Du musst keine App offnen oder ein Formular ausfullen. Sag, was passieren soll, wann und fur wen.
- 'Erinnere mich jeden Freitag, die Woche in Moneybird abzuschliessen.' Merlin erstellt eine wiederkehrende Aufgabe und erinnert dich jeden Freitag.
- 'Prufe jeden Morgen, ob es neue Leads in HubSpot gibt.' Eine tagliche Aufgabe, die automatisch dein CRM abfragt und berichtet.
- 'Erstelle eine Aufgabe fur das ganze Team: CRM-Notizen taglich aktualisieren.' Merlin weist die Aufgabe allen PIN-Nutzern zu.
- 'Erinnere mich morgen, das Angebot an Kunde X zu senden.' Eine einmalige Aufgabe mit Frist.
- 'Pausiere die Aufgabe zum Wochenbericht.' Status sofort per Sprache andern.
Aufgaben sind im Dashboard, der Desktop-App, dem Widget und der Android-App sichtbar. Du musst dir nicht merken, was du gesagt hast, Merlin behalt den Uberblick.
Alerts: du wirst gewarnt, bevor etwas schiefgeht
Statt taglich deine Tools manuell zu prufen, richtest du einen Alert ein. Merlin uberwacht die Daten und warnt dich, sobald eine Bedingung erfullt ist.
- 'Benachrichtige mich, wenn mein Posteingang mehr als 10 ungelesene E-Mails hat.' Ein Schwellenwert-Alert, der verhindert, dass E-Mails tagelang liegen bleiben.
- 'Warne mich, wenn Rechnungen langer als 60 Tage ausstehen.' Merlin pruft taglich deine Buchhaltung und meldet uberfällige Zahlungen.
- 'Benachrichtige mich, wenn die Anzahl der Deals um mehr als 20% sinkt.' Eine Trendanderung in deiner Pipeline, bevor es zum Problem wird.
- 'Lass mich wissen, wenn unbezahlte Rechnungen uber 1.000 Euro vorhanden sind.' Ein Betragsfilter auf deine offenen Posten.
Alerts kannst du per Sprache oder Chat einrichten. Merlin sendet Benachrichtigungen per E-Mail, Slack oder in deinem nachsten Gesprach. Du wahlst Kanal und Frequenz.
Workflows: komplexe Prozesse in einem Satz
Manche Aufgaben bestehen aus mehreren Schritten in mehreren Systemen. Statt diese Schritte jedes Mal manuell auszufuhren, beschreibst du den Prozess einmal. Merlin fuhrt ihn danach automatisch aus.
- 'Wenn ein neuer Kunde kommt: erstelle einen Kontakt in HubSpot, sende eine Willkommens-E-Mail und plane einen Anruf.' Drei Systeme, null manuelle Schritte.
- 'Deal abgeschlossen? Erstelle eine Rechnung in Moneybird und sende eine Bestatigung an Slack.' Automatisch, jedes Mal.
- 'Richte einen Workflow ein: neuer Kunde wird CRM-Kontakt, bekommt Willkommens-E-Mail und Kalendereintrag.' Onboarding in einem Satz.
Workflows kannst du mit Alerts und Tasks kombinieren. Zum Beispiel: ein Alert wird ausgelost, wenn eine Rechnung uberfällig ist, und startet einen Workflow, der eine Erinnerungs-E-Mail sendet und eine Aufgabe fur den Account Manager erstellt.
Anwendungsfälle nach Rolle
Der Unternehmer
- Erinnere mich jeden Freitag, die Woche in Moneybird abzuschliessen.
- Benachrichtige mich, wenn mein Posteingang mehr als 10 ungelesene E-Mails hat.
- Prufe jeden Morgen, ob es neue Leads in HubSpot gibt.
Das Sales-Team
- Warne das Sales-Team, wenn die Deal-Pipeline unter 5 Deals fallt.
- Wenn ein Deal abgeschlossen ist: erstelle eine Rechnung, sende eine Willkommens-E-Mail und plane ein Follow-up.
- Sende jeden Montag eine Zusammenfassung des Wochenumsatzes an Slack.
Finanzen
- Warne mich, wenn Rechnungen langer als 60 Tage ausstehen.
- Prufe taglich, ob es neue Eingangsrechnungen in Moneybird gibt.
- Wenn eine Zahlung eingeht, sende eine Bestatigung per E-Mail an den Kunden.
Admin und Buro
- Erstelle eine Aufgabe fur das ganze Team: CRM-Notizen taglich aktualisieren.
- Richte einen Workflow ein: neuer Kunde wird CRM-Kontakt, bekommt Willkommens-E-Mail und Kalendereintrag.
So startest du
- Offne CallMerlin per Sprache, Chat, Desktop-App oder Slack/Teams.
- Sag deine PIN und frage: 'Erstelle eine Aufgabe' oder 'Richte einen Alert ein.'
- Merlin fragt nach, wenn Details fehlen (Frist, Frequenz, Kanal).
- Fertig. Deine Aufgabe oder dein Alert ist aktiv und im Dashboard sichtbar.
Rechte werden pro PIN verwaltet. Der Inhaber entscheidet, welche PIN-Nutzer Aufgaben, Alerts und Workflows erstellen durfen. So bleibt die Kontrolle immer beim Management.
Verfugbarkeit
Aufgaben, Alerts und Workflows sind ab dem Professional-Abo verfugbar. Auf allen Kanalen: Telefon, Webcall-Widget, Desktop-App, Slack, Teams und die Android-App. Teste es 7 Tage kostenlos.
