Politique de confidentialité, CallMerlin

Responsable du traitement des données personnelles : Small Guy B.V., exerçant sous le nom CallMerlin Établie à Breda, Pays-Bas (KvK : 70358729) E-mail : privacy@callmerlin.app

Nous collectons et traitons les catégories de données personnelles suivantes : a) Données de compte : nom, adresse e-mail, nom d'entreprise, numéro de téléphone (facultatif), préférence linguistique, adresse IP lors de l'inscription. b) Données de paiement : nom de facturation, adresse de facturation, numéro de TVA. Les données de carte bancaire ou bancaires sont exclusivement traitées et stockées par Stripe, Inc. et ne sont pas stockées par CallMerlin. c) Données d'utilisation : heures de connexion, fonctionnalités utilisées, durée de session, type de navigateur, système d'exploitation, type d'appareil. d) Données d'appel : transcriptions des sessions Merlin (l'audio de ces sessions n'est pas conservé), numéros de téléphone des appelants, durée d'appel, heure de l'appel, résultat de l'appel (tel qu'un rendez-vous réservé ou une action exécutée) et résumés générés par IA. e) Données de connexion : identifiants des Services Connectés (clés API, jetons OAuth), stockés chiffrés (AES-256), et les métadonnées des actions effectuées dans ces services pour le compte de l'Utilisateur. f) Données des Utilisateurs PIN : nom et configuration PIN des personnes auxquelles l'Utilisateur accorde un accès vocal, et numéros de téléphone de vérification utilisés pour l'authentification à deux facteurs par SMS. g) Données de communication : correspondance avec notre service support ou commercial. h) Données des Appelants : données personnelles partagées par les Appelants lors d'une conversation avec l'assistant vocal (telles que nom, coordonnées et objet de leur demande). Ces données sont traitées pour le compte de l'Utilisateur (le responsable du traitement) ; CallMerlin agit en tant que sous-traitant. i) Données de connexion OAuth (Google ou Sign in with Slack) : adresse e-mail, nom et informations de profil du fournisseur d'identité, utilisées uniquement pour créer ou authentifier votre compte CallMerlin. Sign in with Slack utilise uniquement les scopes openid, email et profile. Sign in with Slack (cette application de connexion) ne transmet pas les données utilisateur à un LLM. Le traitement LLM commence uniquement après la connexion, lorsque le client utilise activement les fonctionnalités IA. k) Audio d'enregistrement temporaire (enregistrement de réunion en direct et Appeler avec enregistrement dans l'app/bureau) : lorsqu'un utilisateur PIN enregistre volontairement, l'audio est stocké temporairement dans l'UE pour la reconnaissance vocale et la création d'un résumé avec points d'action. Après un traitement réussi, l'audio brut est supprimé. Les résumés restent dans le compte (voir durées de conservation). Pas d'enregistrement silencieux : pour Appeler avec enregistrement, les deux parties entendent d'abord une annonce avant le début de l'enregistrement. Non utilisé pour la publicité.

Nous traitons les données personnelles pour les finalités suivantes et sur les bases juridiques suivantes : a) Exécution du contrat (art. 6, par. 1, point b RGPD) : — Création et gestion des comptes — Fourniture de la Plateforme et de toutes les fonctionnalités, y compris le traitement des appels — Traitement des paiements et facturation — Support technique — Exécution des services IA et des actions dans les Services Connectés b) Intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f RGPD) : — Sécurité et prévention de la fraude (y compris la détection d'abus de téléphonie) — Amélioration de la Plateforme et des services — Analyse des schémas d'utilisation (anonymisés dans la mesure du possible) — Communication directe sur le Service (pas de marketing) c) Consentement (art. 6, par. 1, point a RGPD) : — E-mails marketing et newsletters (opt-in) — Cookies analytiques non strictement nécessaires d) Obligation légale (art. 6, par. 1, point c RGPD) : — Obligations fiscales de conservation des données de facturation — Réglementation des télécommunications relative à l'enregistrement des numéros — Coopération avec les décisions de justice — Obligation de notification des violations de données

Nous partageons des données personnelles avec les catégories de destinataires suivantes : a) Hébergeur : Google Cloud Platform (région europe-west4, Eemshaven, Pays-Bas). Traitement exclusivement au sein de l'UE. b) Réseau de diffusion de contenu : Cloudflare, Inc. (configuration UE). Mise en cache en périphérie pour le contenu statique ; pas de stockage de données personnelles. c) Prestataire de paiement : Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe, Ltd. Traitement conforme à la norme PCI-DSS niveau 1. d) Opérateurs de télécommunications : pour la fourniture de numéros de téléphone, le routage des appels et l'envoi de SMS (tels que les codes 2FA). e) Fournisseur de modèles d'IA - xAI, Inc. (Grok) : pour la fourniture des services IA (reconnaissance vocale, modèles de langage, chat et voix). Les messages de chat, l'audio/les transcriptions et les fichiers partagés dans la conversation peuvent être envoyés à xAI pour l'inférence. Nous contractons avec xAI sous un accord de traitement des données avec opt-out pour l'entraînement des modèles sur les données clients. Les données clients ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA. Dans les applications mobiles, ce partage n'a lieu qu'après autorisation explicite dans l'application. f) Fournisseurs d'e-mail : pour l'envoi d'e-mails transactionnels (confirmations de compte, réinitialisations de mot de passe, factures). g) Services Connectés : sur instruction de l'Utilisateur, l'assistant vocal transmet des données aux Services Connectés configurés par l'Utilisateur (par exemple pour réserver un rendez-vous). L'Utilisateur détermine quels services sont connectés. h) Analyse du site web : Google LLC (Google Analytics 4 / Google Tag Manager), Apollo.io (Website Visitors : identifier les entreprises visiteuses) et Hotjar Ltd. (enregistrements de session et heatmaps ; stockage des données dans l'UE, Irlande), uniquement lorsque le visiteur a accepté les cookies analytiques. Nous ne vendons jamais de données personnelles à des tiers. Nous ne fournissons pas de données personnelles à des tiers pour leurs propres fins de marketing. Une liste à jour des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande à privacy@callmerlin.app.

5.1. Tout le traitement primaire des données a lieu au sein de l'Union européenne, dans la région Google Cloud europe-west4 (Eemshaven, Pays-Bas). 5.2. Pour certains services IA, de téléphonie ou d'analyse du site (Apollo.io), des données personnelles peuvent être transférées à des sous-traitants ultérieurs établis aux États-Unis. Dans ces cas, le transfert repose sur : a) le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework, DPF), dans la mesure où le destinataire est certifié DPF ; ou b) les Clauses Contractuelles Types (CCT) telles qu'établies par la décision d'exécution (UE) 2021/914 ; et c) des mesures techniques complémentaires, y compris le chiffrement des données en transit et la limitation de l'étendue du traitement. 5.3. Sur demande, CallMerlin informe l'Utilisateur des garanties spécifiques en place pour les transferts hors UE.

Nous appliquons les durées de conservation suivantes : a) Données de compte : conservées tant que le compte est actif. Après la résiliation, les données personnelles sont supprimées dans les 30 jours, sauf obligation légale de conservation. b) Données de facturation : conservées 7 ans après l'exercice fiscal au cours duquel la facture a été émise, conformément aux obligations fiscales néerlandaises de conservation (art. 52 AWR). c) Transcriptions d'appels et résumés IA : conservés au maximum 90 jours après l'appel, sauf si l'Utilisateur configure une autre durée de conservation. L'audio des sessions Merlin n'est pas conservé. Pour l'enregistrement de réunion en direct et Appeler avec enregistrement : enregistrement d'appel ou en direct → stockage UE temporaire → reconnaissance vocale → résumé/points d'action → l'audio brut est supprimé après un traitement réussi. d) Identifiants de connexion : supprimés immédiatement lorsque l'Utilisateur révoque la connexion, et en tout état de cause dans les 30 jours suivant la résiliation du compte. e) Journaux d'accès et de sécurité : conservés au maximum 12 mois. f) Données des Appelants (traitées en tant que sous-traitant) : conservées conformément aux instructions de l'Utilisateur (responsable du traitement) et supprimées dans les 30 jours suivant la résiliation du compte.

7.1. Le site marketing (callmerlin.app) utilise : a) Cookies strictement nécessaires : pour l'authentification, l'intégrité de session et les paramètres de langue. Aucun consentement requis. b) Analytique sans cookies : Umami Cloud mesure les pages vues et des statistiques d'usage anonymisées, sans cookies et sans données personnelles. Aucun consentement requis. c) Cookies analytiques : pour mesurer l'utilisation du site via Google Analytics 4 (chargé via Google Tag Manager), pour identifier les entreprises visiteuses via Apollo.io Website Visitors, et pour les enregistrements de session et heatmaps via Hotjar. Déposés uniquement après consentement explicite (opt-in) via la bannière de cookies. 7.2. Le tableau de bord utilise des cookies strictement nécessaires pour l'authentification et la gestion de session. En option, uniquement après consentement explicite via la bannière de cookies, Hotjar se charge pour les enregistrements de session et heatmaps de la navigation dans le tableau de bord. Le contenu sensible du tableau de bord (appels, données PIN et noms de compte) est masqué dans les enregistrements. 7.3. Le widget vocal intégrable ne dépose pas de cookies de suivi sur le site de l'Utilisateur. L'Utilisateur est responsable d'informer les visiteurs de son site conformément à la directive ePrivacy. 7.4. L'Utilisateur peut gérer ses préférences de cookies via la bannière de cookies ou les paramètres du navigateur.

En vertu du RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants : a) Droit d'accès (art. 15 RGPD) : le droit de savoir si et quelles données personnelles sont traitées. b) Droit de rectification (art. 16 RGPD) : le droit de faire corriger des données inexactes ou incomplètes. c) Droit à l'effacement / droit à l'oubli (art. 17 RGPD) : le droit de demander la suppression des données personnelles, dans la mesure où aucune obligation légale de conservation ne s'applique. d) Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) : le droit de limiter le traitement dans certaines circonstances. e) Droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD) : le droit de recevoir les données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. f) Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : le droit de s'opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime. g) Droit de retirer son consentement (art. 7, par. 3 RGPD) : lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur au retrait. h) Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) : en tant qu'autorité de contrôle aux Pays-Bas. Site web : https://autoriteitpersoonsgegevens.nl Les demandes peuvent être adressées à privacy@callmerlin.app. Nous répondons dans les 7 jours. Pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de 60 jours au maximum ; nous en informons la personne concernée dans les 7 premiers jours. Les Appelants dont les données sont traitées pour le compte d'un Utilisateur (notre client) doivent adresser leur demande en premier lieu à cet Utilisateur, qui est le responsable du traitement. Nous assistons l'Utilisateur dans le traitement de ces demandes.

CallMerlin a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illicite, toute perte accidentelle, destruction ou dommage : a) Chiffrement : TLS 1.3 pour les données en transit ; AES-256 pour les données au repos, y compris les identifiants des Services Connectés. b) Contrôle d'accès : contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC), principe du moindre privilège, authentification à deux facteurs pour les comptes administrateurs, vérification PIN pour l'accès vocal. c) Isolation des données : architecture multi-locataire avec séparation stricte par compte. d) Surveillance : journalisation en temps réel et alertes sur les schémas d'accès inhabituels et les abus de téléphonie. e) Sauvegardes : sauvegardes automatisées quotidiennes avec stockage chiffré. f) Réponse aux incidents : plan de réponse aux incidents documenté avec procédure de violation de données. g) Sensibilisation : formation périodique du personnel à la protection des données.

La Plateforme ne s'adresse pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants. Si nous découvrons que des données personnelles d'un enfant ont été collectées sans le consentement d'un parent ou tuteur, nous supprimons ces données dans les plus brefs délais.

11.1. Lorsqu'un Utilisateur connecte des services Google (par exemple Agenda, Docs, Sheets, Contacts ou envoi Gmail) via OAuth, CallMerlin n'accède aux données utilisateur Google Workspace que pour fournir les fonctionnalités demandées par l'Utilisateur via la voix ou le chat. 11.2. Déclaration Limited Use : L'utilisation des données utilisateur brutes ou dérivées reçues via les API Google Workspace respecte la Google User Data Policy, y compris les exigences Limited Use. 11.3. CallMerlin n'utilise, ne transfère ni ne vend les données utilisateur Google Workspace (y compris brutes, agrégées ou dérivées) pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d'IA/ML fondamentaux ou généralisés. 11.4. Lorsque des données Google Workspace sont traitées par un fournisseur d'IA tiers pour l'inférence (comprendre la demande et exécuter des outils), ce traitement est limité à la fonctionnalité demandée par l'utilisateur. Les fournisseurs sont contractés de sorte que les données client via l'API ne sont pas utilisées pour l'entraînement de modèles sans autorisation explicite. 11.5. Les utilisateurs peuvent révoquer l'accès Google à tout moment via les Connexions CallMerlin et via https://myaccount.google.com/permissions.

12.1. CallMerlin peut modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications sont annoncées au moins 30 jours à l'avance par e-mail à l'adresse e-mail enregistrée. 12.2. La version actuelle de la Politique de confidentialité est toujours disponible sur callmerlin.app/fr/legal/privacy. 12.3. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après la date d'entrée en vigueur de la Politique de confidentialité modifiée vaut acceptation.

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou pour exercer vos droits : Small Guy B.V. (CallMerlin) E-mail : privacy@callmerlin.app Nous répondons dans les 7 jours. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données : https://autoriteitpersoonsgegevens.nl