CallMerlin est bien plus que la voix. Découvrez les neuf blocs qui font de Merlin une plateforme complète d'automatisation IA, des workflows aux cases et à la mémoire opérationnelle.
La plupart des gens connaissent CallMerlin comme l'outil qui permet de piloter ses logiciels métier par la voix ou le chat. C'est vrai, mais ce n'est que la porte d'entrée. Derrière se trouve une plateforme IA complète qui automatise, surveille, transfère le travail et mémorise le contexte. Dans cet article, nous vous présentons les neuf blocs qui distinguent CallMerlin d'un simple chatbot.
Pilier 1 : Automatisation IA (Workflow Builder)
Le Workflow Builder est le cœur de l'automatisation. Vous construisez des workflows visuels connectant plusieurs systèmes : un déclencheur lance le flux, des conditions déterminent le chemin, des actions font le travail. Aucun code, aucun développeur requis.
Un exemple : une nouvelle facture dans Moneybird supérieure à 500 euros déclenche automatiquement une tâche dans ClickUp, une notification Slack à l'équipe finance et une mise à jour du deal associé dans HubSpot. Trois systèmes, zéro étape manuelle.
- Déclencheurs depuis tout système connecté (nouvelle facture, deal gagné, e-mail reçu).
- Conditions sur montant, statut, date ou tout autre champ.
- Actions dans plusieurs outils simultanément : créer, mettre à jour, envoyer, supprimer.
- En continu ou ponctuel, avec gestion d'erreurs et notifications en cas de problème.
La différence avec Zapier ou Make ? Ces outils connectent deux systèmes. CallMerlin les orchestre depuis la même plateforme où vous appelez, chattez et créez des rapports. Pas d'abonnement d'automatisation séparé.
Pilier 2 : Tâches IA
Les tâches sont des jobs récurrents que Merlin exécute selon un planning. Exemples : générer un rapport de ventes chaque lundi, vérifier les factures impayées tous les jours à 08h00, ou synchroniser les nouveaux clients entre HubSpot et Moneybird toutes les heures.
La différence avec un cron job ou un Zap planifié : Merlin combine les résultats de plusieurs outils dans un rapport lisible et vous le livre par chat, e-mail ou Slack. Plus besoin d'ouvrir des tableaux de bord ou de fusionner des feuilles de calcul.
- Plannings quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.
- Rapports auto-générés et envoyés.
- Attribution à des utilisateurs PIN : le directeur commercial reçoit le rapport ventes, le comptable la vérification factures.
- Alertes d'erreur quand un outil connecté est inaccessible.
Pilier 3 : Insights IA
Les Insights sont des KPIs et tendances générés automatiquement. Merlin analyse chaque semaine les données de vos outils connectés et signale les changements. Nouveaux contacts dans HubSpot, factures impayées dans Moneybird, tâches terminées dans ClickUp, tout comparé à la semaine précédente.
Pas besoin d'ouvrir un tableau de bord ou de comparer des chiffres. Merlin le fait et présente les anomalies : qu'est-ce qui a augmenté, baissé, mérite attention. Une fois par semaine, automatiquement.
- Comparaison semaine après semaine pour chaque source connectée.
- Variations en pourcentage avec code couleur (vert = croissance, rouge = baisse).
- Disponible dans le tableau de bord et optionnellement par e-mail.
- Aucune configuration manuelle : dès que vous connectez des outils, les insights apparaissent.
Pilier 4 : Alertes IA
Les alertes sont des règles que vous définissez. Merlin vous avertit dès qu'un changement se produit. Proactif plutôt que réactif. Plus besoin de vérifier vos outils quotidiennement.
Exemples : prévenez-moi quand une facture est impayée depuis plus de 30 jours. Alertez-moi quand le pipeline descend sous 10 000 euros. Envoyez une notification quand plus de 5 tickets support arrivent par jour.
- Alertes de seuil (montant, nombre, pourcentage).
- Alertes de deadline (factures en retard, tâches expirées).
- Alertes combinées (quand X et Y sont tous deux vrais).
- Notification via chat, e-mail ou Slack.
- Modèles pour scénarios courants disponibles dans le tableau de bord.
Pilier 5 : Mémoire IA (faits appris)
Merlin mémorise de courts faits issus des conversations. Si vous dites que les factures doivent toujours être envoyées par e-mail, ou que Boulangerie SA est votre client principal, Merlin le garde pour les prochaines questions. C'est une mémoire personnelle par utilisateur PIN, distincte de la mémoire opérationnelle (pilier 8).
Le PDG voit des faits différents de l'office manager. Les faits sont visibles et supprimables dans le tableau de bord.
- Extraction automatique de faits clés des conversations vocales et chat.
- Séparée par utilisateur (privacy by design).
- Visible dans le tableau de bord, supprimable à tout moment.
- Utilisée dans les futurs appels d'outils et réponses.
Pilier 6 : Cases
Un case est un dossier en cours qui ne disparaît pas quand la conversation se termine. Un client mécontent, une facture ouverte, quelque chose pour Finance : vous en faites un case, le transférez, et un collègue le reprend. C'est différent d'une tâche, surtout un rappel ou une routine.
Pas besoin d'ouvrir le tableau de bord. En chat ou voix, vous créez un case, le transférez à Sales ou Finance, listez les cases ouverts, ajoutez des notes et le clôturez. L'écran Cases montre la même vue pour les managers.
- Transfert à un groupe PIN ou un collègue, avec notification Slack ou Teams.
- Pièces jointes conservées sur le case (stockage UE, lien partageable, valide 15 minutes).
- À la clôture : quatre champs symptôme, cause, correctif et prévention.
- Disponible dès Professional (essai inclus).
Pilier 7 : Procédures de connaissance (playbooks)
Une procédure de connaissance est une leçon stockée d'un case clos : ce qui s'est passé, cause, correctif et comment éviter la répétition. Merlin les recherche quand quelqu'un dit que ça ne marche pas ou qu'une intégration échoue.
Après clôture, un admin peut choisir Mettre dans la base de connaissances ou Ignorer. Le document apparaît sous Paramètres > Sources de connaissance avec badge Playbook. Dès une nouvelle session, Merlin le trouve via la recherche.
- Support L1 : d'abord la base de connaissances, puis explication ; escalade avec un case si besoin.
- À l'échelle du compte, pas par groupe de connexions.
- Pas d'écritures silencieuses : Merlin explique ce que vous avez déjà vérifié.
- Même plan que Cases : Professional ou supérieur.
Pilier 8 : Mémoire opérationnelle
La mémoire opérationnelle est ce que Merlin retient sur clients, entreprises, deals, factures, tickets et commandes déjà lus ou approuvés via chat ou voix. Pas un moteur de recherche sur tous vos fichiers, mais une couche d'exécution qui mémorise l'essentiel pour la session suivante.
La mémoire ne vient que d'actions déjà faites par Merlin. Contacts CRM, factures Moneybird, tickets Trengo ou commandes Shopify y entrent quand Merlin les voit. Slack, mail ou Drive restent hors scope.
- Interrupteur compte sous Paramètres (activé par défaut dès Professional+).
- Droit PIN Rechercher la mémoire opérationnelle via chat/voix par employé.
- Exemples chat : 'Que savons-nous déjà sur le client Jansen ?' ou 'Trouve les tickets Trengo ouverts.'
- Starter sans mémoire org ; Professional, Business et essai oui.
Pilier 9 : Workflow Discovery
Workflow Discovery est opt-in sur Business, Enterprise et pendant l'essai. CallMerlin analyse chaque semaine les signaux du compte (tâches, alertes, connexions, insights) et propose jusqu'à trois automatisations dans Slack. Pas d'exécution automatique : Créer un brouillon prépare un workflow en draft.
Vous activez un brouillon via chat dans tout canal CallMerlin où votre PIN est actif, par ex. '@CallMerlin active le brouillon [nom]'. Votre PIN a besoin de Composer des workflows via chat/voix. Sans opt-in, rien ne se passe, même sur Business.
- Au plus un message Slack par semaine par compte.
- Boutons par suggestion : Créer brouillon, Pas maintenant, Reporter 1 sem.
- Activer sous Automatisations > Activer Discovery.
- Confidentialité : suggestions dans votre compte ; outils externes seulement après activation.
Pourquoi c'est plus qu'un chatbot
Un chatbot réagit à votre input. CallMerlin va plus loin : il automatise des workflows, génère des rapports, alerte de façon proactive, mémorise faits et contexte métier, transfère le travail aux collègues, construit des playbooks depuis des cases clos et propose des automatisations chaque semaine. La voix et le chat sont l'entrée, la plateforme est le moteur.
La plupart des blocs sont disponibles dès Professional. Workflow Discovery dès Business. Essai gratuit de 7 jours.
